Penting : Transaksi Penjualan ke Luar Negeri

Catatan Penting tentang tata cara
untuk Transaksi Penjualan ke Luar Negeri ini
saya ambil dari posting di milis TDA
karena impian saya untuk bisa export SPA product,
juga handicraft dan fashion Bali
maka saya simpan catatan penting ini di Blog saya
semoga bermanfaat buat kita semua....

Pertanyaan awal diajukan oleh P' Samsul Bakhtiar :

Dear TDA'er

Beberapa hari lalu ada email dari perusahaan luar negeri yang ingin memesan produk maket miniatur kapal kepada Miniaturindo. Perusahaan tsb sudah saya cek, dan cukup kredible.

Saya belum tahu seluk belum perdagangan antar negara. Ada beberapa hal yang ingin saya ketahui, mohon informasi dari rekan-rekan TDA tentang:
1. Bagaimana sistem pembayaran agar aman, saya maunya ada DownPayment sebagai tanda jadi, kemudian pelunasan saat barang sudah mereka terima. bagaimana pengamanannya, mengingat barang sudah tidak ditangan lagi tapi uang belum diterima? Lama proses pembuatannya sekitar 1,5 - 2 bulan.
2. Komponen biaya apa saja yang harus saya tambahkan diluar harga barang?
3. Adakah persyaratan- persyaratan khusus untuk pengiriman barang ke luar negeri?

Tambahan informasi maket kapal akan dikirim ke negara IRAN, karena calon customer kami ini adalah salah satu perusahaan pengeboran lepas pantai dari IRAN.

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih.

Wass.

Samsul Bakhtiar
www.miniaturindo.com
081.330.397. 936

Selanjutnya ini tanggapan yang sangat mencerahkan
a). Dari P' Samsul
Wa'alaikum salam,

1. Pembayaran paling aman kalo bisa memakai TT advance ( buyer membayas
lunas baru barang dikirim ). Jika tidak bisa coba minta buyer untuk
menerbitkan LC at sight. Term ini biasa dipakai untuk bagi buyer & exportir
yang tidak saling mengenal. Dengan LC buyer akan mendapat jaminan barang
akan diterima sesuai pesanan ( jadwal pengiriman, spesifikasi, dll ). Bagi
exportir juga akan mendapat jaminan pembayaran dari bank. Usahakan buyer mau
membukan LC di bank yg kredibel.
2. Harga bisa dipilih :

- FOB ( free on board) : biaya pengiriman ditanggung buyer --->
harga beli lebih murah

- CIF ( cost insurance freight ) : biaya pengiriman, asuransi
ditanggung exportir --> harga beli lebih mahal

3. Dokument utama biasanya invoice, packing list & Bill of lading atau
airway bill jika menggunakan pesawat. Semua dokument tersebut bisa didapat
dari forwarder /agen pengiriman. Silakan mencari forwarder yang dapat
dipercaya.

Jika ada document lain yang diminta, biasanya akan tertulis dalam LC.

Thanks,

Samsul juga.

b). P' Deni Danasenjaya
Assalamu'alaikum Wr. Wb.

Pak Syamsul Yth., saya mencoba memberikan sedikit panduan....

Tanya:
1. Bagaimana sistem pembayaran agar aman, saya maunya ada
DownPayment sebagai tanda jadi, kemudian pelunasan saat barang sudah
mereka terima. bagaimana pengamanannya, mengingat barang sudah tidak
ditangan lagi tapi uang belum diterima? Lama proses pembuatannya
sekitar 1,5 - 2 bulan.

Jawab:
Jika belum yakin dengan reputasi buyer dan butuh penjamin transaksi,
silahkan menggunakan jasa transaksi trade financing atau pelayanan
perdagangan internasional dari perbankan, ada beberapa produk yang
ditawarkan mulai dari; remmitance, export-import Non L/C /Collection
basis, atau L/C, bahkan hingga fasilitas kredit ekspor. Bank yang
dapat memberikan jasa dan pelayanan ini adalah Bank Devisa, hampir
semua Bank besar seperti BNI, BRI, BCA, Bank Muamalat dll sudah
menjadi Bank Devisa. L/C atau transaksi Non L/C memungkinkan
pembayaran bersyarat yang pelaksanaanya dilakukan oleh Bank yang
ditunjuk.

Jika menggunakan L/C, jenisnya banyak, secara umum ada 2 yang sering
dipakai dalam transaksi perdagangan internasional; Sight L/C dan
Usance L/C.

Tapi jika anda sudah yakin dengan reputasi pembeli dan sudah kenal
baik, silahkan pakai mekaniseme pembayaran biasa melalui remmitance
biasa atau bahkan menggunakan e-payment, tapi kebanyakan korporasi
untuk pembelian dalam jumlah besar tidak mau menggunakan pembayaran
melalui e-payment, transaksi jenis ini biasanya dipakai untuk e-
store untuk transaksi retail perorangan saja.

Walaupun sudah ada L/C, anda tetap harus membuat sales contract
agreement dengan buyer untuk amannya, klausula kontrak dan ketetapan
hukum merujuk kepada UCPDC, seuah regulasi dari International
Chamber of Commerce, untuk konsultasi teknis bisa diskusi dengan
teman2 di Kadin, Depperdag, BPEN, atau bagian ekspor-impor Bank.

Tanya:
2. Komponen biaya apa saja yang harus saya tambahkan diluar harga
barang?

Jawab:
Anda masukan 2 komponen utama Direct Cost (berhubungan langsung
dengan biaya produksi), kalau direct cost pasti anda sudah paham
karena itu hitungan dasar anda dalam melakukan proses produksi dan
sudah ada dalam hitungan COGS anda. Tapi dalam transaksi ekspor-
impor harap perhatikan komponen Indirect Cost (tidak terkait
langsung dengan biaya produksi), karena yang sering kali tidak
terkalkulasi dalam perencanaan ekspor adalah biaya indirect cost,
yang biasanya meliputi
- Biaya Bank (fee transaksi L/C, biaya transfer Bank, dll)
- Biaya komunikasi ekstra (akses internet, SLI, faksimile)
- Biaya ekstra packing dan distribusi dari gudang ke pelabuhan
- Biaya custom clearance, untuk mencegah banyaknya hidden cost,
salah packing, dan keterlambatan, jika belum berpengalaman dan tidak
mengenal dengan detail seluk beluk kepabeanan, saya anjurkan
menggunakan jasa PPJK/EMKL (Jasa Kepabeanan)
- Biaya asuransi pengiriman barang
- Biaya angkut kapal (freight ocean), siapa yang tanggung, pembeli
atau penjual?, jika harga disepakati sudah termasuk ongkos kirim
maka anda masukkan komponen biaya ini

Tanya:
3. Adakah persyaratan- persyaratan khusus untuk pengiriman barang ke
luar negeri?

Jawab:
Tentu saja ada, lihat regulasi ekspor-impor untuk detailnya, anda
harus mengisi dokumen pemberitahuan ekspor, menyiapkan shipping
documents dengan standar baku (biasanya PPJK/EMKL akan memberi
panduan), kadang ada yang terkena pajak ekspor, jangan sampai salah
mencantumkan kode HS untuk klasifikasi barang.

Lalu perhatikan juga persyaratan yang diminta oleh buyer untuk
kepenting custom clearance di negara mereka, apakah misalnya;
dipersyaratkan certificate of origin, validasi dokumen ekspor
lembaga sertifikasi tertentu, lalu bagaimana aturan custom mereka,
harap dikomunikasikan secara detail dengan buyer.

Karena prosedur ekspor-impor cukup rumit, maka untuk ekspor perdana
saya anjurkan anda memakai jasa PPJK/EMKL, tips memilih perusahaan
PPJK/EMKL yang baik;
1. Jangan pilih perusahaan besar yang ordernya banyak, biasanya
mereka lebih fokus melayani customer besar yang ordernya banyak,
sehingga jika ada komplain penyelesaiannya lama
2. Jangan pilih jasa PPJK/EMKL yang status perijinannya kurang jelas
dan meyakinkan, dan jangan pilih jasa PPJK/EMKL perorangan, soalnya
banyak juga broker tanpa ijin mengaku2 mampu mengurus ekspor-impor,
tapi tidak bisa dipertanggungjawabk an eksistensinya dan akan lari
saat timbul masalah.
3. Jangan tergiur dengan tawaran biaya murah dari sebuah perusahaan
PPJK/EMKL, karena ingat, biaya custom clearance itu fixed kalau
prosedur ekspornya berjalan normal dan wajar sesuai rencana, kalau
ada hambatan teknis, biasanya muncul biaya2 tambahan yang tidak bisa
diduga sebelumnya.
4. Minta referensi dari perusahaan lain yang pernah ekspor dan
menggunakan jasa PPJK/EMKL, mana perusahaan PPJK/EMKL yang baik,
khusus di bidang ekspor-impor, informasi tentang kualitas jasa dan
layanan dari bekas customer biasanya lebih akurat dan meyakinkan
dibanding presentasi Marketing Staf PPJK/EMKL.

Sekian sharing dari saya, semoga dapat membantu.

Wassalam,
Deni Danasenjaya
Praktisi Supply Chain Management & Procurement
HP No. 0811955705
YM ID: k4ng_deni
Blog: http://www.deni-ds.blogspot.com

c). AR Junaedi
Dear Pak Samsul,

Sebelumnya saya ucapkan selamat atas pesanan dari Iran. Semoga bisa
berlanjut secara kontinyu. Salah satu faktor penting dari pengiriman barang
adalah ketepatan kesiapan barang dan delivery, disamping kualitas barang itu
sendiri. Jadi bapak perlu memperhitungkan kesiapan barang bapak agar tidak
mengecewakan pelanggan bapak.

Mengenai pertanyaan bapak, jawaban dari Kang Denny dan sahabat lain
kelihatannya cukup jelas. Mungkin saya hanya menambahkan sbb:

1. Kalau bapak menginginkan pembayaran dahulu sebagai DownPayment, kemudian
pelunasan setelah barang diterima, transaksi yang mudah memang TT (Transfer
Remittance).
Bagaimana pengamanannya? Nah bila bapak menggunakan jasa laut, pihak
pengangkut akan mengeluarkan Bill of Lading. Ini bukti pemuatan barang yang
juga merupakan bukti kepemilikan atas barang. Selama bapak pegang
B/L original (asli), maka penerima barang tidak akan bisa mengambil barang.
Pihak pengangkut tidak akan menyerahkan barang selama pembeli bapak tidak
menunjukan B/L asli.

Jadi bapak keep original B/L, sampai pembayaran lunas dari pembeli bapak
diterima. Setelah terima pembayaran bapak bisa kirim original B/L melalui
courier. Atau menyerahkan kepada pengangkut, istilahnya surrendered
B/L. Pihak pengangkut nanti akan mengirimkan bukti telex release B/L kepada
agen pelayaran di pelabuhan tujuan bahwa barang bisa diserahkan tanpa
original B/L.

Berbeda dengan menggunakan jasa udara, Airway Bill tidak diperlakukan
sebagaimana Bill of Lading diatas. Pembeli bisa mengambil barang walau
dengan menyerahkan copy AWB. Untuk case ini, L/C lebih baik.

2. Komponen biaya lain selain harga barang, bergantung dari term of shipment
yang disepakati antara bapak dan pembeli. Bisa ExWok, CIF, FOB. Penjelasan
lebih lanjut mengenai ini bisa bapak lihat di majalah WK edisi terakhir,
kolom tanya jawab ekspor impor. Kalau bapak ikut milad TDA kemarin, pasti
terima.

3. Persyaratan di Indonesia, yang perlu bapak siapkan NPWP, TDP, SIUP,
Invoice, Packing List. Kalau cargo bapak mengandung komponen kayu ada
dokumen lain yang dibutuhkan. Ini untuk prasyarat pembuatan PEB
(Pemberitahuan Ekspor Barang) . Bila belum punya kelengkapan, pihak
forwarder bisa membantu bapak.
Persyaratan di negara tujuan: B/L, P/list, Inv, dan biasaya juga Certificate
of Origin, yang dikeluarkan Dep Perdagangan, dok pendukung lainnya seperti
sertifikasi dan lain-lain, sebaiknya bapak komunikasikan dengan pembeli
bapak.

Kalau ada yang kurang jelas, bisa tanya lebih lanjut (via Japri- ok pak)

Wassalam,
AR Junaedi
http://junaedi2010.blogspot.com


d). P' Rudi Firmanto
Yth Bapak Samsul Bahtiyar,

Selamat atas prospek bagus atas pesanannya dari Iran.

Pembayaran yang Aman

Menurut saya tidak ada cara yang aman selain memakai LC atau Letter Of
Credit. LC adalah sebuah instrumen pembayaran yang di gunakan untuk
transaksi jual beli antara penjual dan pembeli baik domestik ataupun
perdagangan internasional. Dengan cara sederhana bisa di jelaskan bahwa :
Transaksi antara kedua belah pihak di jembatani oleh bank sebagai institusi
yang melakukan pembayaran.

Dalam hal ini yang terlibat adalah :

1. PENJUAL

Atau disebut Beneficiary atau pihak yang akan menerima LC

2. PEMBELI

Atau disebut Apllicant atau Buyer adalah pihak yang akan menerbitka LC

3. OPENING BANK

Adalah bank yang mana akan menerbitkan LC sesuai dengan perintah Applicant

4. NEGOTIATING BANK

Adalah bank yang mana akan menerima LC dari opening bank. Dan biasanya
adalah bank yang ditunjuk oleh penjual.

5. CONFIRMING BANK

Adalah sebuah bank yang menegaskan kembali LC yang diterbitkan oleh Opening
Bank dan menjamin akan dibayar oleh opening bank (applicant).

Dengan demikian apabila bapak meminta di bayar dengan LC maka si pembeli
akan meminta bank persepsi dia di Luar Negeri (selalu di dahului dng
fasilitas non cash loan) untuk menerbitkan LC kepada Bapak yang mana LC
tersebut akan memuat :

1. Kontrak No
2. Nama Barang yang diperjualbelikan
3. Harganya
4. Jumlahnya
5. Delivery kondisinya (FOB,CNF, CIF )
6. Dan bagaiman proses reimburse antar negotiating bank dan opening
bank. Atau dengan kata lain menerangkan bagaiman bank opening akan membayar
bank negotiating atas LC tersebut
7. Berisi tentang kondisi (clause) dan dokumen yang dipersyaratkan oleh
pembeli sehingga apabila semua syarat itu terpenuhi maka bank akan membayar
transaksi ini.

Nah LC sendiri ada bermacam-macam, diantaranya:

1. At sight

Adalah kondisi lc dimana apabila beneficiary telah menyampaikan semua hal
yang di persyaratkan di dalam LC kepada Negotiating Bank maka setelah
Opening bank menerima dokumen yang dimaksud maka opening bank harus segera
membayar sesuai dengan nilai dokumen tersebut (nilai Invoice)

2. Usance

Adalah kondisi lc dimana ada tempo pembayaran yaitu : 30,60, 90, 120 dan 180
hari. Jadi ketika opening bank menerima dokumen negosiasi dari Negotiating
bank dia akan membayar sesuai tempo yang ditetapkan dalam LC. Biasanya tempo
di hitung dari Tanggal B/L

Lantas sifat LC diantaranya :

1. Irrevocable

Yaitu LC tidak dapat dibatalkan secara sepihak baik applicant maupun
beneficiary

2. revocable

Bisa dibatalkan sepihak

3. Transferable

Bisa di tranfer dengan membuka LC lagi ke pihak lain

4. Confirmed LC

LC yang di kehendaki untuk di konfirmasi lagi oleh sebuah bank atas ke valid
an nya. Biasanya diminta di confirm oleh 1st class bank.

Untuk kasus bapak saya sarankan. Irrevocable and confirmed LC at sight.
Mengingat pembeli bapak dari Timur Tengah. Ada cerita soal ini pada kurun
tahun 90 an.

Paling aman dari semua ini adalah apabila Bapak menerima pembayarannya di
Muka sebelum barang dikirim.

PERSYARATAN EXPORT

Dahulu siapa saja bahkan pribadi bisa eksport namun kemudian si exportir
harus terdaftar dan mendapatkan nomor registrasi yang mengurusnya juga perlu
waktu. Selain itu harus membeli modul EDI seharga USD. 2500 an untuk
komunikasi data PEB dengan bea cukai.

NAmun banyak pihak yang menawarkan jasa export yang mana memiliki semua ijij
itu dan ada biaya yang dikenakan untuk pemakai jasanya.

BIAYA BIAYA

Secara umum sbb :

1. Biaya advising LC . rata-rata USD. 50
2. Biaya negosiasi LC. 0.125% - 0.5% dari nilai Invoice
3. Biaya telex
4. Biaya Courier
5. Biaya trucking dari gudang ke pelabuhan
6. Biaya Gudang di pelabuhan
7. Biaya Lift of LiftOn/mekanis di pelabuhan
8. Biaya lain-lain

Demikian semoga membantu.

Any doubt just ask me

Salam FUNtastic

RUDY FIRMANTO

Firmantorudy.multiply.com